KI-Telefonassistent und Reservierungssystem für die Gastronomie
Jeder verpasste Anruf ist ein Kunde, der bei der Konkurrenz landet.
Gastruf geht ran, wenn Sie nicht können: bucht Tische mit echter Live-Verfügbarkeit, beantwortet Service-Anfragen und erfasst jedes Anliegen strukturiert. Und wenn es drauf ankommt, holt es Sie persönlich ans Telefon.
- DSGVO-konform mit AV-Vertrag
- Gästedaten verschlüsselt
- Kein Audio-Mitschnitt
- Keine Kreditkarte nötig
Hero-Visual: Dashboard + Anruf-Szene
Split-Motiv: Links ein voll besetztes Restaurant mit klingelndem Telefon, rechts das Gastruf-Dashboard mit einer frisch eingegangenen Reservierung (Name, 4 Personen, 19:30 Uhr) und einer Push-Benachrichtigung auf einem Smartphone. Warmes Licht, realistisch, keine Roboter-Klischees.
01 — Das Problem
Ihr Telefon arbeitet gegen Sie, wenn niemand rangeht
Mittags Vollgas in der Küche, das ganze Team im Versand — und genau dann klingelt es. Was ein besetztes oder unbeantwortetes Telefon wirklich kostet, ist gut untersucht:
- 62 %
- aller Anrufe bei kleinen Unternehmen bleiben unbeantwortet1
- 85 %
- der Anrufer versuchen es kein zweites Mal2
- 80 %
- hinterlassen keine Nachricht auf der Mailbox2
- 35 %
- der Gäste kommen nicht durch — und reservieren beim Wettbewerber3
Rechnen Sie es für Ihren Betrieb durch
Konservativ gerechnet: Wir nehmen an, dass nur jeder zweite verpasste Anruf tatsächlich ein Auftrag geworden wäre.
Entgangener Umsatz pro Monat, geschätzt
1.754 €
Das sind rund 78 verpasste Anrufe. Zum Vergleich: Reservierungssystem und Telefonassistent kosten zusammen 48 € im Monat, 60 Minuten inklusive.
Verpasste Anrufe stoppenQuellen: 1 BIA/Kelsey-Studie zu Anrufannahme in Kleinunternehmen · 2 Branchenauswertungen zu Anruferverhalten und Mailbox-Nutzung · 3 Erhebungen zur telefonischen Erreichbarkeit in der Gastronomie
So sieht Ihr Backend aus
Auf den Geräten Ihres Personals steht Ihr Betrieb im Vordergrund.
Beim Einrichten holen wir Logo, Farbe und ein Bild von Ihrer Website. Sie bestätigen mit einem Klick. Gäste sehen im Widget Ihr Haus, das Team sieht auf dem Handy Ihre Tagesliste — mit einem kleinen „powered by Gastruf“, mehr nicht.
- Tagesliste mit Erwartet / Platziert und Check-in per Tipp
- Zeitleiste Tisch × Uhrzeit, live auf allen Geräten
- Reservierung in einer Zeile, Walk-in in zwei Tipps
Heute
Freitag · 4 Reservierungen · 20 Personen
- 18:30Familie Weber6 Pers. · Tisch 12 + 13Platziert
- 19:00Erika Muster4 Pers. · Tisch 3-4 · GeburtstagBestätigt
- 19:30Beispiel GmbH8 Pers. · Tisch 1-2Bestätigt
- 20:15Walk-in2 Pers. · Tisch 9Platziert
02 — So funktioniert's
In drei Schritten erreichbar — für immer
Kein neues System lernen, keine Telefonanlage tauschen. Gastruf legt sich als Sicherheitsnetz über Ihre bestehende Nummer.
Wissen hochladen, freigeben, fertig
Speisekarte als PDF hochladen — die KI liest Öffnungszeiten, Gerichte und Preise selbst heraus. Sie prüfen kurz, geben frei, und Gastruf weiß Bescheid. Rund 10 Minuten, kein Workshop, kein Techniker.
Rufumleitung aktivieren
Gastruf übernimmt nur dann, wenn Sie nicht können: bei besetzt, nach ein paar Freizeichen oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Ihre Nummer bleibt Ihre Nummer.
Fertige Ergebnisse statt Klingeln
Reservierungen landen direkt im Kalender, jedes andere Anliegen als strukturierte Zusammenfassung mit Rückrufnummer sofort auf Ihrem Handy — während der Anrufer seine Bestätigung längst hat.
Audio-Demo: Tischreservierung mit Alternativvorschlag
Ca. 45 Sekunden echtes Gespräch: Gast ruft an und möchte Freitag 19 Uhr einen Tisch für vier. Gastruf antwortet natürlich (deutsche Stimme, keine Roboter-Kadenz), erkennt: 19 Uhr ist ausgebucht, schlägt proaktiv 18:15 oder 20:30 vor, Gast nimmt 20:30, Gastruf bestätigt mit Namen und Personenzahl. Untertitel-Transkript einblendbar.
Screenshot: Sofort-Benachrichtigung aufs Handy
Smartphone-Mockup mit Benachrichtigung: 'Neue Reservierung — Fr 20:30, 4 Personen, Herr Weber, Anmerkung: Kinderstuhl. Angenommen um 14:32 Uhr, Gesprächsdauer 1:10 Min.' Darunter angeschnitten die Kalenderansicht im Gastruf-Dashboard mit dem neuen Eintrag.
Was Ihr Betrieb braucht
Alles, womit ein Reservierungssystem im Alltag steht oder fällt.
Geht ans Telefon, wenn Sie nicht können
Bucht Tische mit Live-Verfügbarkeit, liest Namen mit Schreibweise zurück und bittet bei Unsicherheit ums Buchstabieren. Nennt Alternativen statt „ausgebucht“.
Tische, Bereiche, Kombinationen
Einzeltische mit Min/Max, Kombinationen für Gruppen, Dauer nach Personenzahl, Sperren für Buffet oder Saison, Zusatztische für einen Abend.
Walk-in in zwei Tipps
Personenzahl antippen, freier Tisch ist vorausgewählt, platzieren. Reservierung am Tresen in einer Zeile: „fr 19:00 4p Müller“.
Handy des Personals statt Tablet-Zwang
Tagesliste, Zeitleiste und Check-in laufen auf jedem Handy, auf dem Home-Bildschirm installierbar, live zwischen allen Geräten abgeglichen.
Stammgäste erkennen
Bekannte Nummern erkennt der Assistent und bestätigt erst die Person. Präferenzen für den Assistenten, interne Notizen nur fürs Team, Direktdurchstellen per Häkchen.
Ihr Design, automatisch
Logo, Farbe und Bild kommen beim Einrichten von Ihrer Website. Backend und Reservierungs-Widget tragen Ihren Betrieb, nicht unseren.
03 — Funktionen
Gebaut wie Ihr bester Mitarbeiter am Telefon
Rund um die Uhr, in natürlichem Deutsch, mit Verständnis für Umgangssprache — und mit dem gesunden Menschenverstand, Sie einzubeziehen, wenn es drauf ankommt.
Freies Sprechen statt Sprachmenü
Kein „Sagen Sie Reservierung oder drücken Sie die 1“. Anrufer reden einfach los, wie mit einem Menschen — drei von vier Anrufern sind von starren Sprachmenüs genervt, deshalb gibt es bei Gastruf keins.
Echte Buchung mit Live-Verfügbarkeit
Gastruf bucht direkt in Ihren Kalender — keine Doppelbuchungen, keine Zettelwirtschaft, keine Provision pro Gast. Und wenn der Wunschtermin voll ist, schlägt es von selbst Alternativen vor, wie ein guter Mitarbeiter.
Der Mensch ist nie weit weg
Auf Wunsch des Anrufers oder wenn es emotional wird: Weiterleitung an Sie oder ein garantierter Rückruf mit fertiger Zusammenfassung. Kein Anrufer landet je in einer Sackgasse.
Sofort Bescheid wissen
Jede Buchung und jedes Anliegen kommt strukturiert aufs Handy: Wer, was, wann, Rückrufnummer. Sie entscheiden in Sekunden, was wichtig ist — ohne zurückrufen zu müssen, um erst mal zu fragen, worum es ging.
Ehrlich, wenn es nicht weiter weiß
Gastruf antwortet nur aus Ihrem freigegebenen Wissen. Ist etwas unklar, sagt es das offen und organisiert einen Rückruf — statt Ihren Gästen etwas Falsches zu erzählen.
Auswertung, die den Wert zeigt
Das Dashboard zählt gerettete Anrufe, Buchungen und Anrufgründe: „Diese Woche 14 Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten angenommen, 9 Reservierungen gebucht.“ Sie sehen jeden Monat schwarz auf weiß, was Gastruf verdient hat.
04 — Zweifel
Die berechtigten Zweifel — und ehrliche Antworten
Ein Bot am eigenen Telefon ist Vertrauenssache. Diese Fragen hören wir am häufigsten:
„Meine Gäste wollen mit Menschen sprechen.“
Stimmt — und genau deshalb ist die Weiterleitung an Sie bei Gastruf keine Notlösung, sondern Kernfunktion. 77 % der Menschen nennen die Möglichkeit, einen Mitarbeiter zu erreichen, als wichtigstes Kriterium für einen Telefon-Assistenten. Gastruf ersetzt Sie nicht: Es fängt die Anrufe ab, die Sie sonst verpassen würden, und holt Sie dazu, wenn es drauf ankommt.
„Klingt das nicht nach Roboter?“
Hören Sie selbst — die Demo oben ist ein unbearbeitetes Gespräch. Gastruf nutzt moderne Sprachsynthese, spricht natürliches Deutsch, versteht Umgangssprache und lässt sich nicht von Dialekt aus der Ruhe bringen. Und wo andere Bots raten, sagt Gastruf ehrlich „das kläre ich für Sie“ und organisiert einen Rückruf.
„Und der Datenschutz?“
Datenschutz ist bei Gastruf Produktkern, nicht Fußnote: Ihre Daten speichern wir in Frankfurt, Namen und Rufnummern Ihrer Gäste zusätzlich verschlüsselt. Gespräche werden nie als Audio aufgezeichnet; der Gesprächstext wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Für Spracherkennung und KI arbeiten wir mit spezialisierten Dienstleistern, alle mit Auftragsverarbeitungsvertrag — welche das sind, steht offen in unserer Datenschutzerklärung. Sie erhalten einen AV-Vertrag, und der Assistent gibt sich Anrufern gegenüber als KI zu erkennen.
„Ich habe keine Zeit für kompliziertes Setup.“
Das Setup ist Selbstbedienung in rund 10 Minuten: Speisekarte hochladen, die KI extrahiert das Wissen, Sie prüfen und geben frei. Danach nur noch die Rufumleitung setzen. Kein Einrichtungs-Workshop, kein Technikertermin, keine neue Telefonanlage.
„Was, wenn es sich nicht lohnt?“
Deshalb testen Sie 14 Tage kostenlos mit vollem Umfang. Danach kostet das Reservierungssystem 19 € im Monat, der Telefonassistent 29 € dazu — ohne Nachberechnung. Das Dashboard zeigt Ihnen jeden Monat, wie viele Anrufe Gastruf gerettet hat. Lohnt es sich nicht, sehen Sie das dort zuerst — und schalten monatlich ab.
Im Vergleich
Ein System statt Reservierungstool plus Telefonmodul.
| Klassisches Reservierungssystem* | Gastruf | |
|---|---|---|
| Telefonannahme | Zusatzmodul, Preis auf Anfrage | +29 €, 60 Minuten inklusive |
| Tische und Kombinationen | ab Professional (59 €) | inklusive |
| Walk-ins und Warteliste | ab Professional | inklusive |
| Online-Widget | inklusive | inklusive, im eigenen Design |
| Stammgast-Erkennung am Telefon | — | geplant |
| Design aus der eigenen Website | — | automatisch beim Einrichten |
| Preis pro Standort | 59–179 € + Telefonmodul | 19 € · Telefonassistent +29 € |
* Beispiel: öffentliche Preisliste eines verbreiteten deutschen Reservierungssystems, Stand September 2026. Alle Preise netto pro Standort und Monat.
06 — Vergleich
Reservierungssysteme digitalisieren Ihre Website. Gastruf digitalisiert Ihr Telefon.
Buchungs-Widgets und Plattformen sind gut für Gäste, die online buchen. Aber wer anruft — spontan, unterwegs, oder weil er lieber spricht — landet weiter bei besetzt. Und genau dort entsteht der Schaden.
| Telefon + Mailbox | Buchungsplattform | Gastruf | |
|---|---|---|---|
| Nimmt Telefon-Anrufe an | Nur wenn jemand Zeit hat | Telefon klingelt weiter ins Leere | 24/7, auch bei besetzt und nach Feierabend |
| Kosten pro Reservierung | Unbezahlte Arbeitszeit | Bis zu 3,50 € Provision pro Gast bei Marktplatz-Buchungen | Keine Provision — abgerechnet wird nur Gesprächszeit |
| Wem gehören die Gästedaten? | Zettel und Gedächtnis | Oft der Plattform — die damit auch die Konkurrenz bewirbt | Ihnen. Verschlüsselt, auf EU-Servern, ohne Marktplatz |
| Buchungsbuch mit Live-Verfügbarkeit | Doppelbuchungen passieren | Kernfunktion | Inklusive — kein zweites Abo nötig |
| No-Show-Erinnerungen | Niemand erinnert | Oft nur in Premium-Tarifen | Inklusive, in jedem Tarif |
| Einrichtung | Nichts zu tun | Setup-Gebühren, teils Onboarding-Prozess | ~10 Minuten Selbstbedienung |
Sie nutzen bereits ein Reservierungssystem und sind zufrieden? Dann schließt Gastruf genau die Lücke, die es offen lässt: die Anrufe. Sie brauchen keins? Dann ersetzt Gastruf beides auf einmal — Bot und Buchungsbuch in einem Abo.
08 — FAQ
Häufige Fragen
Was passiert, wenn Gastruf eine Frage nicht beantworten kann?
Gastruf antwortet nur aus dem Wissen, das Sie freigegeben haben. Bei allem anderen sagt es ehrlich, dass es das klären muss, nimmt das Anliegen strukturiert auf und organisiert einen Rückruf — oder leitet direkt an Sie weiter. Es erfindet keine Antworten.
Kann der Anrufer jederzeit einen Menschen erreichen?
Ja. Wer nach einem Mitarbeiter fragt, wird weitergeleitet oder bekommt einen garantierten Rückruf — inklusive Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs, damit niemand zweimal erzählen muss. Zusätzlich können Sie wichtige Nummern auf eine Direkt-Liste setzen, die immer sofort bei Ihnen durchklingeln.
Wie lange dauert die Einrichtung wirklich?
Rund 10 Minuten Selbstbedienung: registrieren, Speisekarte hochladen, extrahiertes Wissen freigeben, Website-Adresse für Ihr Design eingeben, Rufumleitung setzen. Sie brauchen keine neue Telefonanlage und keinen Techniker — Gastruf arbeitet mit Ihrer bestehenden Nummer.
Was kostet mich das am Ende wirklich?
19 € im Monat für das vollständige Reservierungssystem — Online-Widget, Formular und Tischplan, für jede Betriebsgröße gleich. Der Telefonassistent kostet 29 € dazu, mit 60 Minuten inklusive; mehr Minuten gibt es als Paket. Nachberechnet wird nie: Sind die Minuten aufgebraucht, leitet der Assistent an Ihre Nummer weiter.
Werden meine Gespräche aufgezeichnet?
Nein. Es gibt grundsätzlich keinen Audio-Mitschnitt. Dauerhaft bleibt nur das Ergebnis — die Reservierung oder der Rückrufwunsch mit Name und Nummer. Den Gesprächstext speichern wir höchstens 30 Tage zur Fehleranalyse, dann wird er automatisch gelöscht. Gespeichert wird in Frankfurt, Kontaktdaten Ihrer Gäste verschlüsselt, mit AV-Vertrag für Ihren Betrieb.
Ich habe schon ein Reservierungssystem — brauche ich Gastruf trotzdem?
Dann kennen Sie den Alltag mit Tischen, Kombinationen und Walk-ins — genau das bringt Gastruf schon im Grundpreis mit, auf Wunsch plus den Assistenten, der ans Telefon geht, und ein Widget im Design Ihres Betriebs statt im Design des Anbieters. Sie brauchen also kein zweites Abo und kein Telefonmodul obendrauf. Ihre Tische und Kombinationen übernehmen wir beim Einrichten mit Ihnen.
Bin ich an eine Laufzeit gebunden?
Nein. Alles ist monatlich kündbar, es gibt keine Einrichtungspauschale. Den Telefonassistenten schalten Sie zum Monatsende zu oder ab. Wer eine Saisonpause macht, pausiert für 0 €, die Daten bleiben erhalten.
Der nächste Anruf kommt bestimmt. Wer geht ran?
Testen Sie Gastruf kostenlos an Ihrem eigenen Betrieb — mit Ihrer Speisekarte, Ihren Öffnungszeiten, Ihrem Kalender. In 10 Minuten eingerichtet, ohne Kreditkarte, ohne Laufzeit.